A1-Bescheinigungen erklärt: Warum sie für Geschäftsreisende und Remote-Arbeitende wichtig sind

Doppelte Beiträge vermeiden und gesetzeskonform bleiben in der Welt der grenzüberschreitenden Arbeit

Remote Work ist längst zur Norm geworden, und internationale Geschäftsreisen gestalten sich flexibler denn je. Unternehmen – insbesondere Schweizer Arbeitgeber mit grenzüberschreitenden Teams – stehen dabei vor einem komplexen Netz an sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Ein zentrales Dokument in diesem Zusammenhang? Die A1-Bescheinigung.

Sie mag kein Schlagzeilen-Thema sein, spielt aber eine entscheidende Rolle dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeitenden zu schützen.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass ein Arbeitnehmer weiterhin Sozialversicherungsbeiträge im Heimatland entrichtet, während er vorübergehend in einem anderen EU-/EWR-Land oder in der Schweiz arbeitet.

Für Schweizer Unternehmen bedeutet das: Mitarbeitende, die ins Ausland entsandt werden oder remote aus einem anderen Land arbeiten, unterliegen nicht doppelt der Sozialversicherungspflicht.

Die A1-Bescheinigung wird im Rahmen bilateraler Abkommen oder der EU-Verordnung EG 883/2004 ausgestellt und sichert:

• Zugang zu Gesundheits- und Sozialleistungen

• Klarheit über den Sozialversicherungsstatus

• Schutz vor doppelten Beitragszahlungen im Gastland

Wer braucht eine A1-Bescheinigung?

Eine A1-Bescheinigung wird benötigt, wenn man:

• Als Angestellter vorübergehend in einem EU-/EWR-Land arbeitet

• Grenzgänger ist und regelmäßig in mehreren Ländern tätig ist

• Remote aus dem Ausland arbeitet – auch nur für eine kurze Zeit –, aber weiterhin beim Arbeitgeber im Heimatland angestellt ist

Beispiele:

• Ein Angestellter mit Wohnsitz in Deutschland reist für eine Woche zu Kundenterminen nach Paris

• Ein Entwickler eines Schweizer Start-ups, der den Sommer über aus Spanien remote arbeiten möchte

• Ein Berater aus Zürich, der regelmäßig in Deutschland tätig ist

• Eine Schweizerin mit Wohnsitz in Genf, die Teilzeit in Frankreich arbeitet

Auch kurzfristige oder informelle Geschäftsreisen können eine A1-Bescheinigung erfordern, sofern im Ausland gearbeitet wird.

Warum ist das für Arbeitgeber wichtig?

Da die Schweiz nicht zur EU gehört, hat sie individuelle Sozialversicherungsabkommen mit jedem EU-/EWR-Staat. Das erhöht die Komplexität. Wer keine A1-Bescheinigung vorweisen kann, riskiert:

• Doppelte Beitragszahlungen in der Schweiz und im Ausland

• Bußgelder bei Kontrollen oder Betriebsprüfungen

• Verlust des Versicherungsschutzes in der Schweiz (z. B. Unfall-, Renten- oder Krankenversicherung)

• Rechtliche Streitigkeiten mit Mitarbeitenden, die in Grauzonen geraten

Auch Unternehmen mit Sitz in Deutschland oder anderen EU-/EWR-Ländern riskieren ohne A1:

• Zweifache Sozialversicherungszahlungen

• Strafen und Audits durch ausländische Behörden

• Verlust des Schutzes für Mitarbeitende im Herkunftsland

• Imageverlust bei Partnern, Kunden und Behörden

Für HR- und People-Teams sind A1-Bescheinigungen essenziell – auch bei kurzfristigen Remote-Work-Arrangements oder Geschäftsreisen, selbst wenn sie nur wenige Tage dauern.

Workations & A1: Das moderne Compliance-Puzzle

Nehmen wir an, eine Mitarbeiterin eines Fintechs aus Zürich möchte den Juli über von der Familienwohnung in Lissabon aus arbeiten. Klingt harmlos – und ist super fürs Teamklima – doch rechtlich gesehen arbeitet sie nun in Portugal.

Das bedeutet:

• Lokale Behörden könnten eine Sozialversicherungsanmeldung erwarten, wenn keine A1 vorliegt

• Die Mitarbeiterin riskiert den Verlust ihres Schweizer Versicherungsschutzes

• Das Unternehmen könnte als nicht registrierte Auslandstätigkeit eingestuft werden

Eine A1-Bescheinigung hilft, Rechtssicherheit zu schaffen.

So beantragen Sie eine A1-Bescheinigung

Der Ablauf hängt vom jeweiligen Heimatland ab. In den meisten EU-Staaten erfolgt er:

1. Per Antrag – online oder auf Papier

2. Mit Angaben zum Zielland, Zeitraum und Art der Tätigkeit

3. Mit behördlicher Bestätigung (Bearbeitungszeit: wenige Tage bis mehrere Wochen)

In der Schweiz werden A1-Bescheinigungen von den Ausgleichskassen ausgestellt. Hierfür benötigt man:

1. Angaben zu Arbeitgeber und Mitarbeitendem

2. Reisedaten und Zielland

3. Bestätigung über fortlaufendes Arbeitsverhältnis und Gehaltszahlung in der Schweiz

Nach Ausstellung bestätigt die A1-Bescheinigung, dass die Sozialversicherung weiterhin im Heimatland läuft, trotz vorübergehender Tätigkeit im Ausland.

Wichtig: Einige Länder verlangen, dass die A1 vorab beantragt wird – rückwirkende Anträge sind nicht immer möglich!

Und bei Nicht-EU-Ländern?

Für Aufenthalte in Ländern wie den USA, Kanada oder Australien gelten andere Regeln. Hier greifen Totalisierungsabkommen oder nationale Vorschriften.

Unternehmen müssen jede Situation individuell prüfen – insbesondere bei Remote Work + Reisen.

Wie Vamoz Unternehmen die A1-Compliance erleichtert

Das manuelle Management von A1-Anträgen kann zeitraubend sein – vor allem bei flexiblen Remote-Richtlinien oder häufiger grenzüberschreitender Arbeit.

Vamoz unterstützt Unternehmen dabei:

• Zu erkennen, wann eine A1 nötig ist

• Den Antragsprozess zu automatisieren

• Genehmigungen und Fristen zu verwalten

• Unternehmensrichtlinien mit den Schweizer Abkommen abzustimmen

Ob Team in Genf, Berlin oder Wien: Mit Vamoz wird grenzfreies Arbeiten rechtskonform und unkompliziert.

Fazit: Warum A1 jetzt wichtiger ist denn je

Mit der wachsenden Flexibilität im Arbeitsleben kann schon ein kurzer Auslandsaufenthalt rechtliche Folgen haben. Für Unternehmen sind A1-Bescheinigungen ein zentrales Werkzeug, um sich im komplexen europäischen Sozialversicherungsrecht zurechtzufinden.

Wer hier alles richtig macht, schützt sein Team – und sich selbst.

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