Die 183-Tage-Regel: Warum Kalendertage entscheidender sind als Arbeitstage

Warum eine reine Zählung von Arbeitstagen riskant sein kann

Mit der zunehmenden Flexibilisierung von Arbeitsmodellen setzen viele Unternehmen auf Workations oder zeitweises Remote-Arbeiten im Ausland. Häufig wird dafür eine Obergrenze an Arbeitstagen definiert – logisch, schließlich geht es ja um die Arbeitszeit, oder?

Nicht ganz.

Sobald steuerliche oder rechtliche Fragen ins Spiel kommen, zählen nicht nur die Arbeitstage. Entscheidend ist die tatsächliche physische Anwesenheit im Land – also auch Wochenenden, Feiertage und Urlaube.

Genau hier kommt die 183-Tage-Regel ins Spiel.

Arbeitstage vs. Kalendertage: Ein wichtiger Unterschied

Zur Unterscheidung:

• Arbeitstage sind jene Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wird – egal wie viele Stunden.

• Kalendertage (Präsenztage) sind alle Tage, an denen sich eine Person physisch im Ausland aufhält – inklusive arbeitsfreier Zeit.

Was intern zur Arbeitsorganisation sinnvoll erscheinen mag, kann aus Compliance-Sicht zu Problemen führen. Denn: Für Behörden zählen die Kalendertage.

Beispiel:

Eine Mitarbeiterin verbringt drei Monate in Spanien, arbeitet davon nur 40 Tage remote. Intern erscheinen das als 40 Auslandstage – doch steuerlich zählt der komplette 90-Tage-Aufenthalt.

Warum dieser Unterschied so entscheidend ist

Die 183-Tage-Regel ist Teil vieler Doppelbesteuerungsabkommen und dient der Frage: Wird eine Person in einem bestimmten Staat steuerlich ansässig?

Doch es wird noch komplexer:

Der Zeitraum, in dem diese 183 Tage gezählt werden, unterscheidet sich von Land zu Land. Möglich sind:

• Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember)

• Laufende 12 Monate (z. B. ab Einreise gerechnet)

• Nationales Steuerjahr (abweichend vom Kalenderjahr)

Ein Mitarbeiter kann also im Kalenderjahr unter 183 Tagen bleiben, aber dennoch durch die Zählung im Steuerjahr oder in einem rollierenden 12-Monatszeitraum in die Steuerpflicht rutschen.

Wer hier nicht genau dokumentiert, geht hohe Risiken ein.

Worauf Unternehmen achten müssen

Für Unternehmen reicht es nicht aus, nur Arbeitstage zu erfassen. Um rechtssicher zu agieren, ist notwendig:

• Genaue Erfassung des Aufenthaltsorts pro Tag

• Berücksichtigung aller Kalendertage – auch an Wochenenden und Feiertagen

• Überblick über die Aufenthaltsfrequenz je Land

• Kenntnis über die relevante Zählweise der 183 Tage im jeweiligen Land

Wird das nicht berücksichtigt, drohen unter anderem:

• Einkommensteuerpflicht für Mitarbeitende – teilweise auch für das Unternehmen

• Sozialversicherungspflichten im Ausland

• Verstöße gegen arbeitsrechtliche Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse

• Gefahr einer Betriebsstättenbegründung, was zu zusätzlichen Steuerpflichten des Unternehmens führen kann

Was die OECD dazu sagt

Die OECD stellt klar:

„Ein Tag gilt als Anwesenheitstag, wenn eine Person sich physisch im Land befindet – unabhängig von der Dauer.“

Heißt konkret:

Ein Samstagabend am Strand und die Abreise Sonntagmorgen ergeben zwei Präsenztage.

In der Praxis:

Selbst ein kurzer Ausflug über ein verlängertes Wochenende – ohne zu arbeiten – zählt mit. Und in Ländern mit rollierender 12-Monatszählung summiert sich das schneller, als gedacht.

Was das für Ihre Richtlinie bedeutet

Die zentrale Frage lautet:

Bezieht sich Ihre Workation-Richtlinie auf Arbeitstage oder Kalendertage?

Die Empfehlung: Setzen Sie auf eine Zwei-Ebenen-Strategie:

• Offiziell: Definieren Sie ein klares Kontingent an Arbeitstagen im Ausland, z. B. „30 Remote-Arbeitstage pro Jahr“

• Intern: Tracken Sie im Hintergrund alle Kalendertage, angepasst an die jeweils gültige 183-Tage-Regel im Zielland

So schützen Sie sich proaktiv vor steuerlichen oder rechtlichen Folgen.

Wie Vamoz Sie dabei unterstützt

Genau hier setzt Vamoz an.

Unsere Plattform hilft Unternehmen, internationale Remote-Arbeit rechtssicher und effizient zu steuern:

• Tagesgenaue Erfassung von Aufenthalten weltweit

• Automatisierte Zählung der Kalendertage – ob Kalenderjahr, Steuerjahr oder rollierender Zeitraum

• Frühwarnsysteme und automatische Alerts, wenn steuerliche Schwellenwerte erreicht werden

• Zentrale Übersicht für HR, Legal und Compliance

Mit Vamoz müssen HR-Teams keine Excel-Tabellen mehr pflegen oder Mitarbeiter händisch nach Aufenthaltsdaten befragen. Alles läuft automatisiert, transparent und auf Knopfdruck.

Denn: „Work from anywhere“ darf nicht zu „Risk everywhere“ werden.

FAQ – Internationale Remote-Arbeit & 183-Tage-Regel

1. Zählen bei der 183-Tage-Regel nur Arbeitstage oder alle Tage im Ausland? Es zählen grundsätzlich alle Kalendertage, an denen sich eine Person physisch im jeweiligen Land aufhält – also auch Wochenenden, Feiertage und Urlaubstage. Arbeitstage allein sind für steuerliche Bewertungen nicht ausreichend.

2. Ab wann wird ein Mitarbeitender im Ausland steuerpflichtig? Sobald die Person 183 Tage oder mehr innerhalb eines bestimmten Zeitraums im Ausland verbringt, kann eine Steuerpflicht entstehen. Dieser Zeitraum variiert je nach Land und Doppelbesteuerungsabkommen.

3. Wie unterscheiden sich die 183-Tage-Regelungen in Doppelbesteuerungsabkommen Einige Abkommen rechnen im Kalenderjahr, andere im laufenden Steuerjahr oder innerhalb eines rollierenden 12-Monats-Zeitraums. Deshalb ist es wichtig, die genaue Regelung des jeweiligen Landes zu kennen.

4. Welche Länder nutzen ein rollierendes 12-Monats-Zeitfenster statt eines Kalenderjahres? Beispielsweise Deutschland, Frankreich oder die Schweiz wenden in manchen Fällen ein rollierendes Modell an. Die genaue Handhabung hängt vom jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen ab.

5. Welche steuerlichen und rechtlichen Risiken entstehen, wenn die 183-Tage-Regel übersehen wird? Es drohen unter anderem Einkommensteuerpflicht im Ausland, zusätzliche Sozialversicherungsabgaben, Verstöße gegen Aufenthalts- oder Arbeitsrechte und in manchen Fällen sogar die Begründung einer Betriebsstätte für das Unternehmen.

6. Muss ich als Arbeitgeber Aufenthaltsorte und -dauer meiner Remote-Mitarbeitenden dokumentieren? Ja, für eine rechtssichere Gestaltung internationaler Remote-Arbeit ist eine tagesgenaue Erfassung der Aufenthalte erforderlich. Ohne diese Daten sind steuerliche und rechtliche Risiken kaum steuerbar.

7. Wie kann ich Kalendertage automatisiert erfassen und auswerten lassen? Tools wie Vamoz übernehmen die automatische Zählung der Präsenztage – unabhängig davon, ob es sich um Arbeitstage oder private Aufenthalte handelt. Die Erfassung erfolgt pro Land und Zeitraum, angepasst an nationale Regeln.

8. Wann besteht das Risiko einer Betriebsstätte im Ausland? Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter regelmäßig und dauerhaft im Ausland für das Unternehmen tätig ist, kann dies zur Annahme einer steuerlich relevanten Betriebsstätte führen. Das hängt vom Tätigkeitsprofil und der lokalen Gesetzgebung ab.

9. Welche Rolle spielt die OECD bei der Auslegung der 183-Tage-Regel? Die OECD gibt mit ihren Musterabkommen und Kommentaren wichtige Leitlinien vor, die viele Länder in ihre Doppelbesteuerungsabkommen übernommen haben. Zentral ist: Jede physische Anwesenheit zählt, auch ohne Arbeitsleistung.

10. Wie unterstützt Vamoz HR-Abteilungen bei der Einhaltung internationaler Steuerregelungen? Vamoz erfasst automatisiert die Aufenthaltsdauer, erkennt länderspezifische Schwellenwerte wie die 183-Tage-Regel und warnt HR, bevor Risiken entstehen. So lässt sich globale Mobilität sicher, effizient und regelkonform steuern.